Использования программ для описи коллекции -
http://beermug.preferansov.ru/ru/katalog Если делать конкретно под себя - очень трудоёмко. Каждый предмет занял и продолжает занимать времени не меньше часа. Ещё фото, обработка фото. Если коллекция несколько сот предметов - надо подумать, стоит ли игра свеч. И это не учитывая время на разработку и отладку программы. Логично делать параллельно, но все мы сильны задним умом, да и знаний на правильную классификацию не хватает. Вот вариант персоналки на основе Microsoft Office Excel
http://beermug.preferansov.ru/ru/blogs/Post/2835/В-помощь-коллекционерам-пивных-кружек-СССР. Это облегчённая версия персоналки. Только для учёта. Время заполнения 10 - 15 минут предмет. Для работы и более детального изучения вводятся дополнительные колонки - признаки. Одна колонка - один признак. Это позволяет очень интересно работать с коллекцией. Но она не подходит под одно из требований - нет красивого оформления, её не выставишь на всеобщее обозрение.
Краткое резюме. Красивое оформление, хорошая информативность требует очень много времени. Составление хорошей рабочей базы, возможность работы с собранным материалом возможно делать в Excel и это занимает тоже много времени, но уже в несколько раз меньше. По мне это достаточно. Это собственный опыт. При условии, что нет готового рабочего шаблона. Шаблоны в большей части рассчитаны на деньги (монеты, боны и т. д.). Найти шаблон, который бы устраивал нас, не удалось.